TIPS MENEMUI ATASAN YANG SELALU SANGAT SIBUK

Yang namanya atasan itu memang selalu sibuk. Jadi anda harus maklum. Mereka bekerja mulai pagi hari, sebelum anda bangun, sampai larut malam ketika kebanyakan orang telah terlelap tidur. Ruang kerja mereka bukan hanya dikantor, melainkan juga di lapangan golf, ruang karaoke bahkan di atas pesawat. Karena itu tidak mudah bagi anda untuk meminta sedikit waktu mereka.

Kalau toh atasan anda sedang berada di kantor, mungkin jadwalnya telah padat untuk rapat ini, inspeksi itu atau presentasi macam-macam. Bagi atasan,waktu sangatlah berharga. Untuk menemui atasan yang sangat sibuk seperti itu anda harus memutar otak agar tidak menyia-nyiakan waktu beliau.
Berikut beberapa tips menemui atasan yang selalu sibuk. Semoga berhasil.

1--Persiapan, persiapan dan persiapan.

Apa pun hal yang akan dibicarakan, langkah awal terbaik adalah persiapan. Sekali lagi, persiapkan diri anda sebaik-baiknya. Pelajari semua bahan yang diperlukan. Baca naskah dengan teliti. Rumuskan pendapat anda tentang haltersebut. Susun dokumen yang dibutuhkan dan urutkan dengan rapi. Antisipasi kemungkinan-kemungkinan yang muncul.

2--Tulis point-point yang ingin anda sampaikan.

Siapkan point-point bahan pertemuan anda secara tertulis. Gunakan ini sebagai penuntun agar pertemuan anda berjalan cepat dan teratur. Selain itu, atasan mungkin akan sangat menghargai anda karena tidak membuang-buang waktunya. Bila perlu sampaikan point-point tertulis itu pada beliau.

3--Usahakan datang dengan pemecahan, bukan masalah.

Bila anda datang dengan masalah, usahakan anda juga datang dengan pemecahan. Namun jangan anggap semua masalah anda juga menjadi masalah atasan anda. Mungkin atasan anda tidak melihat itu sebagai masalah beliau, karena memang anda dibayar untuk memecahkan masalah anda. Bahkan bila perlu, anda bisa mengesankan atasan anda dengan menawarkan pemecahan bagi masalah beliau.

4--Bila benar-benar bermasalah, pastikan anda keluar dengan jawaban.

Tetapi, bila anda benar-benar harus datang dengan masalah, maka pastikan anda keluar dari ruangan atasan anda dengan mendapatkan jawaban yang tegas. Untuk itu, persiapkan pertanyaan atau hal-hal yang memerlukan keputusan atasan. Anda bisa membantu atasan dengan menyiapkan berbagai alternatif jawaban.

5--Siapkan agenda yang jelas.

Jika anda telah siap dengan berbagai bahan yang dibicarakan, maka susun agenda pertemuan. Pastikan juga anda melibatkan rekan kerja yang dianggap perlu hadir. Kemudian bicarakan hal itu dengan sekretaris atasan. Mungkin jadwal yang tersedia bagi anda dengan atasan tidak mudah diduga, karena ituatur waktu anda sendiri sebaik-baiknya.

6--Jalin hubungan kerja yang baik dengan sekretaris atasan.

Yang dimaksud hubungan kerja yang baik bukanlah dengan menraktir makan siang. Tetapi bagaimana anda dan sekretaris atasan bekerja sama untuk mencari cara yang terbaik agar pertemuan anda dengan atasan berlangsung secara produktif dan bermanfaat. Anda perlu menyampaikan point-point penting pada sekretaris atasan. Bagaimana pun, sekretaris adalah orang yang paling tahu perihal atasan anda. Yakinkan bahwa anda akan membicarakan perihal yang penting dan berharga.

7--Datang tepat waktu dan gunakan waktu setepatnya.

Bila saatnya tiba, datanglah tepat waktu. Sebaiknya anda datang lima menit sebelum waktu yang ditentukan. Terlambat beberapa menit dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan itu. Lebih buruk mungkin atasan akan menganggap andatidak menganggap penting masalah anda, lantas bagaimana beliau bisa menganggapnya penting juga.

8--Buat notulen atas pertemuan itu.

Selama pertemuan, catat semua hasil pembicaraan. Anda bisa meminta tolong pada sekretaris atasan, atau lebih baik anda lakukan sendiri. Buat notulen tertulis. Kemudian baca di hadapan atasan. Pastikan bahwa tidak terjadi kesalahpahaman antara atasan dan anda mengenai masalah ini. Setelah usai, segera kembali ke kantor anda dan siapkan hasil pertemuan itu secara tertulis, lalu serahkan pada atasan. Bila terjadi kekurang sepahaman anda masih punya waktu untuk mengkoreksinya.